DICAS PROFISSIONAIS

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Como Fazer Reuniões Criativas

• · Só convoque uma reunião quando totalmente indispensável;
• · Estabeleça os objetivos;
• · Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto;
• · Coloque só as pessoas às quais o assunto interessa;
• · Não castigue os pontuais, premiando os atrasados;
• · Mantenha o rumo da discussão;
• · Designe um participante para secretariar a reunião;
• · Sintetize as conclusões;
• · Faça o acompanhamento de todas as decisões tomadas.

Administração do Tempo

A administração do tempo é uma ferramenta gerencial, que pode ser utilizada tanto nas empresas quanto na nossa vida particular, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais, com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração do tempo é, provavelmente, o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a autodescoberta, isto é, com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.

Dicas Para se Economizar Tempo

"O tempo uma vez gasto, nunca é recuperado, e ele proporciona oportunidades iguais para todos"

• · PLANEJAMENTO - Toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados;

• · ORGANIZAÇÃO - A organização é um outro fator facilitador na execução das tarefas; uma aliada do tempo. Ela deve existir principalmente nas informações;

• · DELEGAÇÃO - Atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes. É a chave da administração eficaz;

• · TELEFONE - Use-o para evitar deslocamento desnecessário para obter  informações;

• · COMUNICAÇÃO - A linguagem simples, concisa e isenta de ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com mal-entendidos;

• · TOMADA DE DECISÕES - A análise de decisão tem que ser precisa e baseada em informações seguras, para que possa ser atacado o problema, imediatamente;

• · CONCENTRAÇÃO - Tempo mínimo (anterior a ação) em que se julgar necessário para conseguir progresso em menos tempo.

Economizadores de Tempo

• · Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões;
• · Criação de listas de afazeres;
• · Definição de metas;
• · Manutenção de suas metas em vista;
• · Definição de prioridades;
• · Acompanhamento das prioridades;
• · Organização das tarefas;
• · Organização e acesso com rapidez de informações usadas com frequência.

Erros e Falhas na Administração do Tempo

• · Excesso de tempo em conversações;
• · Consolidação insuficiente de conclusões;
• · Sou o dono do meu tempo. Ele só depende de mim;
• · O subordinado sempre pode me esperar;
• · Nunca vou me tornar escravo do relógio;
• · Não vejo diferença entre o urgente "para ontem" e o importante;
• · Eu faço o tempo: os outros devem fazer o seu tempo, em função do meu;
• · Pela posição que ocupo, não preciso dar satisfação do meu tempo para ninguém;
• · Pelo meu grau de responsabilidade perante a empresa, não tenho condições de planejar o meu tempo. 

Causas do Desperdício do Tempo

• · Falta de:

Planejamento;

Informações eficientes;

Disciplina no cumprimento da agenda;

Definição clara de objetivos na execução das tarefas;

Delegação;

Compromisso com os resultados;

• · Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades;
• · Indefinição de prioridades e cobrança incompleta e descontínua;
• · Fragmentação e superficialidade;
• · Excesso de reuniões e burocracia interna;
• · Indefinição de prioridades;
• · Incapacidade de dizer "não";
• ·Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador);

• · Centralização de poder;
• · Execução de serviço particular, em horário comercial;
• · Resistências às mudanças.

Soluções Práticas Para Economizar Tempo

• · Estabeleça metas: anuais, mensais, semanais e diárias;
• · Programe suas tarefas e atividades da semana e do dia, em função dessas metas;
• · Identifique as atividades que levem aos resultados e concentre-se nelas;
• · Faça as coisas em ordem de prioridade;
• · Controle, diariamente, as atividades realizadas e os resultados alcançados;
• · Saiba onde seu tempo é realmente empregado;
• · Estabeleça data e hora para início e fim de cada atividade;
• · Elimine desperdiçadores de tempo;
• · Melhore suas rotinas e hábitos de trabalho.

Processos envolvendo reuniões

• · Custos de ambiente organizacional improdutivo e ineficiente

Promover a conscientização dos custos reais de reuniões improdutivas e veículos de comunicação organizacional limitados.

Gargalos de produtividade em reuniões nas organizações.

Os sete pecados de reuniões improdutivas!

• · Redefinindo